Costos estándar (III): Análisis de las desviaciones

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En los dos artículos anteriores vimos en qué consistían los costos estándar y cómo se calculaban las desviaciones. En esta oportunidad analizaremos dichas diferencias y veremos cómo se usan para tomar decisiones en las empresas. Para ello comenzaremos por decir que las desviaciones pueden considerarse en dos grupos, las favorables y las desfavorables y se calculan de la siguiente manera:

Costos reales > Costos estándar =  desviación desfavorable

Costos reales < Costos estándar = desviación favorable

Es importante destacar que la existencia de una desviación desfavorable no implica que los costos sean inmanejables o que el personal implicado no esté haciendo bien sus labores. Así como, una desviación favorable, por el hecho de serlo, no deba ser analizada. La manera efectiva de manejar esta información es investigar qué sucede detrás de cada variación. Para ello, tomemos de base las variaciones ocurridas en la empresa Costos III:

TIPO DE VARIACION

UNIDADES MONETARIAS

FAVORABLE/DESFAVORABLE

Variación cantidad materia prima

101.000,oo

Favorable

Variación en precio materia prima

- 89.100,oo

Desfavorable

Variación en cantidad mano de obra directa

30.000,oo

Favorable

Variación en precio mano de obra directa

-16.500,oo

Desfavorable

Variación en cantidad costos indirectos

5.000,oo

Favorable

Variación presupuestaria costos indirectos

-7.000,oo

Desfavorable

TOTAL DESVIACIONES

23.400

Favorable

Analizando la materia prima vemos que existe una desviación favorable en la cantidad y una desfavorable en el precio. Comenzaremos analizando la diferencia en el precio (desfavorable). El proveedor habitual de materiales le ofreció a la empresa un nuevo material, más resistente y de mejor apariencia que, según él, minimizaría los desperdicios y disminuiría los productos con fallas,  sin embargo, tenía un precio más alto por unidad.

El gerente de compras decidió probar con este nuevo insumo y el resultado fue tan bueno como esperaban: se utilizó menos cantidad debido a la calidad del componente y el producto final tiene mejor acabado, de igual manera los desperdicios se redujeron en un porcentaje apreciable y todo ello hace que el consumo de materia prima sea menor al presupuestado, derivando en una variación neta de materia prima (cantidad – precio) favorable a la compañía.

Este es un ejemplo donde el director de compras piensa en el bien global de la empresa y no le preocupa quedar en mal lugar al adquirir un artículo a mayor precio del presupuestado. En esta empresa, al menos en adquisiciones, se busca la mejora continua.

 

Sin embargo, en otra empresa puede darse la situación contraria, un gerente de compras preocupado solo por su desempeño, puede adquirir materia prima de menor calidad con el fin de no superar los precios previamente establecidos, lo cual mermará la calidad del producto, aumentará las devoluciones y las horas de mano de obra y dañará la reputación del producto en el mercado. Podemos ver, entonces, como una decisión en un momento determinado puede ocasionar dos escenarios tan diferentes para la organización.

Pasemos ahora al punto de mano de obra directa. Tal como sucediera en la materia prima existe una desviación favorable (cantidad) y una desfavorable (precio), pero el neto es beneficioso para la empresa: ¿qué sucedió?

En los meses anteriores a esta evaluación se llevó a cabo un análisis de procedimientos dentro de la planta, que definió una nueva estructura de las tareas realizadas e implementó nuevos métodos de producción. Este es el primer periodo que se mide después de los cambios efectuados. Así mismo, la buena calidad de la materia prima hizo que la cantidad de horas hombre requerida para producir la misma cantidad de productos para la venta, fuese menor.  Por ello, la gerencia de recursos humanos implementó un bono que se pagará una vez sea alcanzada una determinada cuota de producción, que fue superada en este periodo y que originó que el precio de mano de obra directa fuera superior al presupuestado originalmente.

Como se puede ver en este ejemplo, no todas las desviaciones negativas son “malas” para la organización. El calificativo de “malo” o “bueno” debe ser el resultado del análisis de cada diferencia.

Ahora veamos qué pasó con los costos indirectos de fabricación. La desviación favorable que se observa en la cantidad de costos indirectos es resultado de la mejora en eficiencia observada en la mano de obra directa y explicada en el párrafo anterior. A menor cantidad de horas hombre reales menor aplicación de costos indirectos. Por otra parte, la desviación desfavorable de los costos indirectos presupuestados obedece a un incremento en el precio de varios materiales indirectos que ahora deben importarse y  a la concesión de los bonos de producción a los supervisores de la planta. Dos causas con lecturas muy diferentes que deberemos cuantificar y tomar las decisiones en función de cada una de ellas.

Como se puede ver, el análisis detallado de cada desviación es la clave para la toma de decisiones. No nos podemos quedar en la etiqueta de “favorable” o “desfavorable” y menos en el total de las diferencias con una cifra común producto de todas las desviaciones. La idea principal es determinar qué o quiénes son los responsables de cada cifra y así tomar los correctivos necesarios o aupar las conductas innovadoras y beneficiosas de nuestros colaboradores.