Empresas familiares VII: Diez cosas que debe saber sobre los almacenes de empresas familiares
El control interno en cualquier organización es fundamental. Su función es clara: prever y evitar los acontecimientos que puedan poner en riesgo a la empresa. Hoy comentaremos los diez aspectos básicos que se deben considerar en el almacén de una empresa familiar.
Los almacenes son una de las aéreas críticas por excelencia dentro de las empresas familiares. Muchas organizaciones, sobre todo en sus comienzos, ven el almacén como la despensa de su casa y obvian los controles más básicos, para luego darse cuenta que han sido severamente dañados. Los diez puntos básicos de control son:
- Toda entrada de mercancía al almacén debe estar soportada por una orden de compra, aprobada por el (los) responsable(s) respectivo(s). No se permitirán ingresos que no cumplan con esta condición.
- El departamento de almacén debe emitir un informe de entrada que será cargado a los sistemas computarizados por un tercero, que no pertenezca al departamento de logística. En este informe se registrará cualquier variación con respecto a la orden de compra respectiva y su causa.
- Toda salida de almacén debe tener como respaldo un documento contable: facturas y/o nota de entrega. Cuando la salida sea por causas diferentes a una venta, tales como devoluciones de mercancía defectuosa, entrega de mercancía a trabajadores externos y/o consumos internos, se señalará de manera clara y concisa la causa de la salida y el documento relacionado (factura afectada, orden de trabajo, solicitud de insumos..) debidamente autorizado por otro departamento.
- Los materiales y/o mercancías se deberán almacenar de acuerdo a sus características y nivel de riesgo. Se agruparán las mercancías del mismo tipo de manera que se garantice su integridad, minimizando los riesgos de deterioro y/o pérdida. Se debe tener muy claro cuál es la unidad de medida de cada ítem a fin de evitar contajes errados y cargas distorsionadas en los sistemas de control.
- Los inventarios deben ser planificados y ejecutados con sumo detalle y cuidado. No se puede llamar inventario a un grupo de personas contando, sin ningún orden ni planificación, ítems en un depósito desordenado y con la mercancía desperdigada. El organizar este tipo de “batidas” solo sirve para desmoralizar al personal y obtener resultados erróneos que conducen a más problemas.
- Se debe verificar, de manera aleatoria, que las cajas que reposan en los estantes contienen el producto o ítem que describen en su exterior. Mi experiencia personal me ha demostrado que grandes montañas de cajas no son siempre grandes cantidades de mercancía…
- Los informes arrojados por los sistemas informáticos no pueden tener existencias “negativas”. Estos ítemes deberán ser analizados de inmediato luego de una verificación física, buscando y solventando la causa que los convirtió en negativos.
- Las personas que ejecutan una labor en el almacén no pueden involucrarse en las siguientes fases del control de la mercancía.
- Los ítemes de poco movimiento y gran valor deben ser objeto de especial revisión.
- Se deben realizar revisiones “sorpresas” a los almacenes a fin de verificar que los anteriores puntos se cumplan. De igual modo, se realizaran auditorias programadas que detecten fallas en los sistemas propuestos.
En las próximas entregas analizaremos otras áreas “neurálgicas” de las empresas familiares.
Diseño web Talavera
14 enero, 2019 a 16:14
Excelente artículo. Mi padre tuvo una empresa familiar y muchos de estos consejos le habrían venido muy bien en su día. El mezclar familia y negocios no siempre es buena idea, o tal vez hace falta un tacto muy fino para llevar una empresa así
cloudgestion
14 enero, 2019 a 16:10
Por cierto… ¿tenéis más artículos sobre empresas familiares?
cloudgestion
14 enero, 2019 a 16:07
Muy buen post, me ha resultado muy interesante. Nosotros tenemos muchos clientes que son empresas o negocios familiares, y poseen una serie de problemas muy característicos (no solo en relación a los almacenes). Me apunto esta página para seguir su blog
Pintores Getxo
20 noviembre, 2018 a 18:10
Hola Ana! MUy buen artículo, nos sentimos muy identificados con todo lo expeuesto arriba. Hoy en día existe mucha dificultad en sacar adelante una empresa, más si son Pymes. Nunca está de más la ayuda familiar, sobre todo en depende qué sectores. Un abrazo a todos y gracias por el artículo!!
gestoría madrid
29 septiembre, 2018 a 23:04
En un negocio familiar lo importante es saber separar el rol de casa con el rol de empresa.
Tribulus
24 julio, 2018 a 11:49
Muy buen artículo. Sin embargo, también es cierto que cuando las leyes son demasiado restrictivas, puede suponer una inversión muy grande al empresario el acondicionar un almacén correctamente.
Juegos de mesa
13 marzo, 2018 a 11:07
Un post muy pero que muy interesante, muchas gracias por el aporte. Yo he montando una pequeña tienda con un familiar y es importante tener ciertas claras.
Muchas gracias.
Néstor Vázquez
31 octubre, 2017 a 6:05
Muy buen post Ana Teresa, es un caso muy particular cuando hablan sobre empresas familiares, en muchas ocasiones se busca un software o aplicación que pueda llevar el control de un almacén, he visto un caso donde han empleado uno que se llama scriptcase, no soy técnico así que no lo puedo describir a profundidad, pero si he visto que ha incrementado la productividad de la empresa dentro de esta área.
Abogados en Sevilla
28 julio, 2016 a 9:41
Excelente artículo muy bien expuesto y que servirá de base a tener en cuenta a muchísimas empresas que actualmente operan bajo esta modalidad.
javistel
14 julio, 2016 a 11:16
¡Buen articulo! STEL Order es perfecto para controlar el stock de un almacén familiar addemás de anotar las posibles devoluciones y notas de entrega. También es una buena solución para unir la gestión comercial de la empresa con el stock del almacén.
student residence madrid
14 septiembre, 2015 a 9:17
Muy buen post. Crear un negocio familiar requiere de las condiciones básicas de cualquier empresa, pero no hay que olvidar que requiere de ciertos matices. Un saludo.
Productoras audiovisuales Madrid
22 julio, 2015 a 11:47
Buen post Ana Teresa. Muy bien explicado.
Alberto Suarez-Rivero
22 mayo, 2015 a 14:50
Muchas gracias por el artículo. Interesante el punto de estar conscientes de la unidad de medida de cada item para evitar contajes errados o distorsiones en el inventario.
Crear Tienda Online de Exito
4 mayo, 2015 a 16:56
Muy buenos los puntos a tener en cuenta en el almacén. Aunque sean empresas pequeñas o familiares, siempre tiene que haber una persona responsable de la logística que sea la encargada de hacer o supervisar correctamente todas esas tareas.
murales para paredes
20 abril, 2015 a 13:38
Me gusta mucho, y sin duda tienes razón. pero.. a veces en una empresa familiar es muy difícil aplicarlo (por su puesto no es excusa, pero es un hecho)
Carmen Ramos
14 abril, 2015 a 15:08
Gracias Ana Teresa. Muy interesante y útil este artículo, especialmente porque apunta hacia la definición clara de funciones y responsabilidades. El control de inventario amerita además procesos y procedimientos adecuados como los descritos. Necesarios en toda empresa.
Ramiro Moreno
13 abril, 2015 a 21:05
Contadora Ana Teresa, muy importante tu reseña, ojala en todas las empresas donde hay tanta “confianza” se aplicara estas sugerencias, cuantas empresas evitarian su quiebra, y termino con el adagio cierto de que “seguro mató a confianza, y lo mató por descuidado”