Empresas familiares VII: Diez cosas que debe saber sobre los almacenes de empresas familiares

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Empresas familiares

El control interno en cualquier organización es fundamental.  Su función es clara: prever y evitar los acontecimientos que puedan poner en riesgo a la empresa. Hoy comentaremos los diez aspectos básicos que se deben considerar en el almacén de una empresa familiar.

Los almacenes son una de las aéreas críticas por excelencia dentro de las empresas familiares. Muchas organizaciones, sobre todo en sus comienzos, ven el almacén como la despensa de su casa y obvian los controles más básicos, para luego darse cuenta que han sido severamente dañados.  Los diez puntos básicos de control son:

  • Toda entrada de mercancía al almacén debe estar soportada por una orden de compra, aprobada por el (los) responsable(s) respectivo(s). No se permitirán ingresos que no cumplan con esta condición.
  • El departamento de almacén debe emitir un informe de entrada que será cargado a los sistemas computarizados por un tercero, que no pertenezca al departamento de logística. En este informe se registrará cualquier variación con respecto a la orden de compra respectiva y su causa.
  • Toda salida de almacén debe tener como respaldo un documento contable: facturas y/o nota de entrega.  Cuando la salida sea por causas diferentes a una venta, tales como devoluciones de mercancía defectuosa, entrega de mercancía a trabajadores externos y/o consumos internos, se señalará de manera clara y concisa la causa de la salida y el documento relacionado (factura afectada, orden de trabajo, solicitud de insumos..) debidamente autorizado por otro departamento.
  •  Los materiales y/o mercancías se deberán almacenar de acuerdo a sus características y nivel de riesgo. Se agruparán las mercancías del mismo tipo de manera que se garantice su integridad, minimizando los riesgos de deterioro y/o pérdida. Se debe tener muy claro cuál es la unidad de medida de cada ítem a fin de evitar contajes errados y cargas distorsionadas en los sistemas de control.
  • Los inventarios deben ser planificados y ejecutados con sumo detalle y cuidado. No se puede llamar inventario a un grupo de personas contando, sin ningún orden ni planificación, ítems en un depósito desordenado y con la mercancía desperdigada. El organizar este tipo de “batidas” solo sirve para desmoralizar al personal y obtener resultados erróneos que conducen a más problemas.
  • Se debe verificar, de manera aleatoria, que las cajas que reposan en los estantes contienen el producto o ítem que describen en su exterior. Mi experiencia personal me ha demostrado que grandes montañas de cajas no son siempre grandes cantidades de mercancía…
  • Los informes arrojados por los sistemas informáticos no pueden tener existencias “negativas”. Estos ítemes deberán ser analizados de inmediato luego de una verificación física, buscando y solventando la causa que los convirtió en negativos.
  • Las personas que ejecutan una labor en el almacén no pueden involucrarse en las siguientes fases del control de la mercancía.
  • Los ítemes de poco movimiento y gran valor deben ser objeto de especial revisión.
  • Se deben realizar revisiones “sorpresas” a los almacenes a fin de verificar que los anteriores puntos se cumplan. De igual modo, se realizaran auditorias programadas que detecten fallas en los sistemas propuestos.

En las próximas entregas analizaremos otras áreas “neurálgicas” de las empresas familiares.