La oficina en tu bolsillo

COMPARTE:

oficina sin papeles

El papel ha sido el soporte físico del conocimiento por siglos, es más, la mayor parte de la información mundial, aunque parezca imposible, todavía se encuentra en papel. Con la aparición de los ordenadores, el mundo de la empresa empezó a pensar en la posibilidad de eliminar las ingentes cantidades de papel de las oficinas, sin embargo, el desarrollo paralelo de fotocopiadoras e impresoras trajo aparejado el aumento paralelo de los documentos físicos.

Con la generalización de la web, las comunicaciones internas y externas de la empresa abandonaron el papel. Las comunicaciones de las empresas han migrado al formato electrónico, y ya nadie envía cartas. La conformación de los negocios 2.0 y la posibilidad de almacenar información en formato digital en la nube han permitido el desarrollo de herramientas adaptadas específicamente a cada caso necesidad empresarial.

Lograr reducir al mínimo los archivos físicos y convertir tu despacho en mesa, silla y ordenador es un horizonte posible; es más, ahora, si conoces las herramientas oportunas, puedes llevar tu oficina en el bolsillo. Aquí hemos seleccionado 12 app’s para que elijas las que mejor se adapten a tu negocio.

Gestión contable

  1. Entre las más conocidas está Xero muy útil para hacer nóminas, informes financieros,  presupuestos.
  2. Txerpa, facturación y gestoría on line especialmente diseñada para autónomos.
  3. Para la gestión de presupuestos, pedidos, albaranes, cobros y toda tu facturación en la nube es muy útil Cobuc.
  4. Zoogos es una opción muy completa, facturación y gastos, resúmenes e informes, balances anuales.

Administración de documentos

  1. Hellofax es útil para enviar y recibir faxes desde cualquier lugar.
  2. Shoeboxes te permitirá recibir escaneos directamente en la nube.
  3. Turboscan se utiliza para usar tu cámara como scáner y convertir los archivos a formato PDF.
  4. Esta aplicación simplifica la gestión documental, con eFax  realizarás la transferencia de tus faxes a la bandeja de entrada de tu e-mail.

Aplicaciones para trabajar en equipo

  1. Asana está pensado para compartir tareas pero integrando también las conversaciones.
  2. Basecamp ha sido diseñado para colaborar y compartir documentos.
  3. Puedes probar este gestor, Eventbrite es muy útil para organizar reuniones.
  4. Hellosign te permite compartir documentos firmados.

Herramientas integradoras para la gestión compartida

  1. Google Docs es una función gratuita integrada a gmail que permite compartir documentos y trabajar sobre la misma hoja desde cualquier sitio.
  2. Redbooth, la antigua teambox es una herramienta de gestión documental integral con diversas funcionalidades.
  3. Con funcionalidades parecidas a las de Google Docs, Dropbox permite la transferencia de archivos y la gestión compartida.
  4. Microsoft Office 365 te servirá para trabajar con colaboradores de manera interactiva.

Todas ellas tienen una versión de prueba para que puedas valorar sus funcionalidades. Cada negocio acabará adaptándolas a sus necesidades, pero hay que recordar que la oficina sin papeles implica, con el uso de estas nuevas herramientas, una visión 2.0 de la empresa.  Y tu ¿Qué aplicaciones usas en tu negocio? ¿Crees que falta alguna imprescindible?